Preguntas frecuentes sobre estándares digitales contables

La factura digital es simplemente una factura en formato PDF o imagen, mientras que la factura electrónica es un documento estructurado en XML que permite su procesamiento automático. La factura electrónica cumple con los estándares de la AEAT y facilita la trazabilidad completa del documento.

Desde julio de 2022, las administraciones públicas ddeben recibir facturas en formato electrónico. Para empresas privadas, existe un régimen especial si tienes menos de 10 empleados, pero es recomendable adaptarse ya que la normativa tiende a generalizarse. Muchas empresas grandes ya exigen facturas electrónicas a sus proveedores, así que no es cuestión de si, sino de cuándo.

Los registros contables deben conservarse durante 4 años desde el cierre del ejercicio. Sin embargo, la AEAT puede solicitar documentación hasta 10 años atrás en caso de inspección. Es fundamental garantizar la integridad y autenticidad de estos archivos durante todo el período de conservación.

Depende del sistema que uses. Si tu software de facturación integra la firma electrónica internamente, no necesitas un certificado personal. Sin embargo, si trabajas con plataformas que requieren autenticación directa o firmas avanzadas, sí será necesario obtener un certificado digital reconocido.

Las sanciones pueden oscilar entre 300 y 3.000 euros por incumplimiento, además de posibles problemas en inspecciones. Lo más importante es que los registros no válidos pueden ser rechazados como prueba fiscal, dejándote sin respaldo ante la administración. Es mejor anticiparse ahora que enfrentar problemas después.

Sí, siempre que el proveedor de almacenamiento garantice integridad, autenticidad y disponibilidad de los datos. Debes verificar que el servicio cumpla con estándares de seguridad y que mantenga un registro de auditoría. Nosotros te ayudamos a evaluar y validar que tu solución en la nube cumple con los requisitos legales españoles.